Un materiale terminato durante una seduta, un ordine duplicato, una confezione dimenticata fino alla scadenza: piccoli inconvenienti che, ripetuti, incidono su tempo e budget. Gestire il magazzino significa avere il prodotto necessario nella quantità appropriata, quando serve.
Il costo invisibile della disorganizzazione
Un magazzino poco ordinato può generare spedizioni urgenti, tempo perso nella ricerca di prodotti, acquisti eccessivi, scadenze e interruzioni operative. Il risparmio non dipende soltanto dallo sconto unitario, ma dall’intero processo di approvvigionamento.
Classificare i materiali
Dividi i prodotti in alto consumo, uso legato a procedure specifiche e uso occasionale. Guanti e monouso frequenti richiedono controlli regolari; materiali specialistici richiedono attenzione alla programmazione delle sedute; prodotti rari richiedono un equilibrio fra disponibilità e scadenza.
Stabilire la scorta minima
Un metodo pratico è calcolare il consumo atteso durante il tempo di approvvigionamento e aggiungere una scorta di sicurezza. Se si usano cinque confezioni a settimana e il fornitore impiega due settimane, il fabbisogno atteso è dieci confezioni; con tre confezioni di sicurezza il punto di riordino è tredici. È un esempio illustrativo da adattare ai consumi reali.
Il ruolo dell’ASO
L’assistente può conoscere da vicino i materiali utilizzati e segnalare carenze, nell’ambito delle mansioni assegnate. Servono un elenco condiviso, un responsabile delle giacenze, un momento fisso per il controllo e una persona autorizzata a confermare gli acquisti.
Scadenze e conservazione
Per i prodotti con scadenza è utile applicare il criterio FEFO: First Expired, First Out. Si privilegiano i prodotti con scadenza più vicina, purché integri e correttamente conservati secondo le istruzioni del fabbricante.
Ordini settimanali o mensili?
La frequenza dipende da consumi, spazio, scadenze e tempi di consegna. Una soluzione consiste nel prevedere ordini programmati e riservare gli ordini straordinari alle necessità impreviste. In questo modo è più semplice verificare ciò che si sta acquistando.
Inventario digitale essenziale
Un foglio condiviso può contenere codice, descrizione, confezionamento, fornitore, giacenza, scorta minima, consumo medio, scadenza e ultimo ordine. L’obiettivo non è creare un archivio complesso, ma rendere le informazioni recuperabili.
Checklist settimanale
Controlla materiali sotto soglia, prodotti in scadenza, confezioni aperte, ordini in arrivo, procedure programmate, articoli obsoleti e differenze tra giacenze registrate e reali. Un controllo regolare riduce la dipendenza dalla memoria delle persone.
Domande frequenti
Chi gestisce i riordini? Un collaboratore incaricato può verificare le giacenze, mentre le autorizzazioni economiche devono essere definite dallo studio. Conviene avere un solo fornitore? Dipende da assortimento, disponibilità, condizioni e servizio.
3A MEDICAL può aiutarti a rivedere i materiali che acquisti più frequentemente e a costruire un elenco di riordino più semplice. Richiedi una valutazione delle forniture.
